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Vous engagez un étudiant jobiste cet été ? A quoi être attentif ?

28-05-2018

Nous vous énumérons ci-dessous les quelques étapes essentielles à respecter si vous désirez engager un étudiant à moindre coût durant l’été 2018.

1. Sélectionner l’étudiant : quel étudiant peut conclure un contrat d’occupation étudiant ?

L’étudiant doit avoir au moins 15 ans, ne plus être soumis à l’obligation scolaire à temps plein (soit il a terminé ses deux premières années de secondaire) et suivre en principe un enseignement de plein exercice ou une formation en alternance.

Il n’existe pas d’âge maximum pour le travail étudiant.

2. Vérifier le nombre d’heures disponibles et éviter les dépassements

Le compteur student@work (www.socialsecurity.be <Employeurs < student@work ) permet à l’employeur de vérifier s’il reste dans le contingent de l’étudiant en question des heures disponibles afin de profiter du taux réduit de cotisations patronales sociales (5,43%). Pour rappel, l’étudiant a droit à un contingent annuel de 475 heures à un tarif avantageux. Le contingent de 475 heures vaut par année civile et par étudiant, tous employeurs confondus. 

Comment s’y prendre ?

A cette fin, l’étudiant doit préalablement s’inscrire sur le site studentatwork.be  muni de sa carte d’identité électronique, d’un token citoyen ou d’un code d’accès. Après son inscription, il imprime une attestation avec un code d’accès à remettre à son futur employeur pour que ce dernier puisse avoir accès à son compteur.

L’étudiant peut également, suite à cette inscription unique, faire parvenir l’attestation à l’employeur depuis une application mobile téléchargée sur son smartphone. Ce service online étant alimenté par l’ONSS (Dimona et Dmfa), le solde repris est un solde garanti/certifié.

L’employeur peut ensuite se rendre sur le site portail de la sécurité sociale et utiliser l’application "consulter le contingent de l’étudiant".

Concernant le nombre d’heures déjà utilisées, il est toujours conseillé de comparer le solde de l’attestation de student@work avec la réalité en passant en revue les périodes mentionnées avec l’étudiant .En effet, avant de tirer des conclusions sur un éventuel solde insuffisant, il peut être intéressant de voir avec l’étudiant si à toutes les périodes mentionnées correspondent bien des prestations effectives.

3. Conclure un contrat d’occupation d’étudiant

L’employeur et l’étudiant doivent conclure un contrat d’occupation d’étudiant écrit d’une durée déterminée de maximum 12 mois consécutifs et d’un jour minimum, reprenant certaines mentions obligatoires. Au-delà de cette durée, l’étudiant est considéré comme un travailleur ordinaire pour cet employeur. En outre, une fois considéré comme tel, l’ONSS considère que l’étudiant en question ne peut plus conclure de contrat d’étudiant avec cet employeur. L’employeur ne pourra plus l’occuper qu’en s’acquittant de cotisations sociales pleines (+/- 25%).

Notre conseil  : réaliser des contrats de travail d’une durée inférieure à 12 mois et non successifs.

4. Réaliser une déclaration Dimona à temps : avant le début de l’occupation

L’employeur doit effectuer une déclaration immédiate à l’emploi (Dimona) au plus tard au moment où l’étudiant débute ses prestations.

La Dimona sert d’outil de réservation par rapport aux jours dont dispose l’étudiant. C’est une manière de s’assurer de bénéficier de cotisations sociales réduites.

Ainsi, en cas de Dimona tardive, des cotisations sociales pleines et un précompte professionnel seront dus.

Notre conseil : Effectuer une Dimona de type « STU » avant le début des prestations.

5. Tenir à l’œil le nombre d’heures réservées

Si l’occupation dure plus longtemps que prévu, l’employeur doit modifier le nombre d’heures réservées via une Dimona de modification afin de bénéficier du taux de cotisations réduit pour toute la durée d’occupation. 

6. Remise d’une copie du règlement de travail et souscription d’une assurance  

Enfin, il est important, au même titre qu’à un travailleur ordinaire, de remettre un exemplaire du règlement de travail en vigueur dans l’entreprise. 

Ce dernier doit mentionner les informations et les instructions concernant le bien-être au travail. De plus, l’employeur a l’obligation de souscrire, pour l’étudiant, une assurance contre les accidents de travail quelle que soit la durée des prestations fournies par ce dernier. 

Pour plus de détails concernant l’ occupation d’un étudiant, nous vous invitons à visiter l’info ici.