Gestructureerde elektronische facturatie verplicht vanaf 1 januari 2026

De wet van 6 februari 2024 voert de verplichting in gestructureerde elektronische facturen uit te reiken en te ontvangen voor transacties tussen belastingplichtigen vanaf 1 januari 2026.

De gestructureerde elektronische facturering wordt nog veel te weinig gebruikt door bedrijven. Het kan nochtans helpen de administratieve kosten te verlagen en tijd, dus geld, besparen, de kans op fouten verkleinen en de print- en frankeerkosten verminderen.

Deze wet heeft tot doel op Belgisch niveau de voorwaarden te creëren die de ontwikkeling van elektronische facturering in de strikte zin van het woord mogelijk maken. Ze wil zorgen voor interoperabiliteit waardoor bedrijfssystemen, ongeacht hun technologie, toepassing of platform, informatie op een consistente manier kunnen verzenden en verwerken.

Uiteindelijk zal het uitreiken van gestructureerde elektronische facturen het gemakkelijker maken de meer geavanceerde rapporteringssystemen op te zetten die nodig zijn om het btw-stelsel eenvoudiger en efficiënter te maken.        

Alle bedrijven, inclusief kmo's, moeten zich voorbereiden om over een factureringstool te beschikken die een factuur in UBL- of XML-formaat kan aanmaken, met toegang tot het PEPPOL-netwerk, en die elektronische facturen ook kan importeren en verwerken. Het verzenden en verwerken van facturen in pdf-formaat wordt niet langer aanvaard. Belastingplichtigen die niet over de nodige IT-middelen beschikken, kunnen passende technologische oplossingen gebruiken die al bestaan. Alleen micro-ondernemingen zijn vrijgesteld van deze verplichting.