Vacature: Office & Support Management Assistant

Ter ondersteuning van meerdere departementen, zijn we op zoek naar een gedreven en enthousiaste Office & Support Management Assistant with potential (M/V/X).

Samen met jouw collega’s ben je de centrale spil van de afdeling waarvoor je werkt.

Samen met de verantwoordelijken draag jij zorg voor een optimaal contact met de leden, de bestuurders en hun nationale en internationale stakeholders.

Door steeds klantgericht te denken en te handelen draag je mee bij tot een tevreden en trouw ledenbestand.

Functie:

• Je behandelt de telefonische en persoonlijke contacten met de leden, de bestuurders en alle mogelijke stakeholders van de groeperingen door o.a. gebruik te maken van de CRM-tool.
• Je organiseert en ondersteunt proactief al de vergaderingen, werkgroepen, commissies, evenementen in België, van A tot Z:
  • Agendabeheer (plannen, afspraken, Doodle, …)
  • Verplaatsingen
  • Opvolging en uitwerking (catering, communicatie, documenten, …)
  • Opmaak en verzending van verslagen
  • Voorbereiding en opmaak van documenten en presentaties voorbereiden en opmaken
  • Organisatie van events i.s.m. de Marketingafdeling
  • …
• Als gezicht van een federatie en van een team speel je een actieve rol in de communicatie.
• Samen met het team ben je een voortrekker in het ontwikkelen van het strategisch plan m.b.t. de administratieve workflow van de commerciële afdeling.
• Je neemt deel aan de verschillende projecten van de afdeling (CRM, facturatie, opvolging van de openstaande dossiers, …).
• Je beheerst het CRM-systeem en ondersteunt hiermee een commercieel team.
• Je beheert en volgt het commerciële mailverkeer.

Als Office & Support Management Assistant heb je een erg afwisselende job met verplaatsingen en veel contacten zowel intern als extern.

Profiel:

• Je bent proactief in alles wat je doet en neemt initiatieven.
• Je bent een organisatietalent met zin voor structuur.
• Je staat open voor vernieuwing en je bent flexibel.
• Je bent klant- en servicegericht en combineert dit met communicatieve vaardigheden.
• Je bent tweetalig Nederlands - Frans, Engels is een pluspunt.
• Je hebt een essentiële ervaring met CRM-systemen (Microsoft Dynamics)
• Je grondige kennis van Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) zijn een troef.
• Je hebt het potentieel om door te groeien.

Wij bieden:

• Een uitdagende functie in een organisatie die volop in beweging is.
• Een overeenkomst van onbepaalde duur.
• Een professionele begeleiding vanaf de eerste dag.
• Een stabiele werkgeversorganisatie die al meer dan 50 jaar kwalitatieve diensten aanbiedt.
• De mogelijkheid om te werken met een dynamisch team dat aandacht heeft voor creativiteit en nieuwe ideeën die je zullen pushen verder te evolueren.

Pakket:

• Aantrekkelijk salaris
• Maaltijdcheques
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering
• Thuiswerk mogelijk in samenspraak
• Internetabonnement thuis

Indien deze functie je interesseert, stuur dan je sollicitatie naar [email protected]