Politique de confidentialité des données

La protection des données à caractère personnel est une de nos grandes priorités. En tant que Fédération Professionnelle, nous souhaitons attirer l’attention de nos membres et de chaque entreprise ou personne avec laquelle nous sommes en contact sur l’importance du respect de la vie privée des individus. A ce titre, nous espérons que cette politique de confidentialité des données pourra les inspirer et les aider à se positionner eux même de la meilleure manière sur ce sujet.

Les traitements de données à caractère personnel par Traxio asbl (ci-après « les données ») sont  soumis à la loi belge, en particulier la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée et ses arrêtés d’exécution (et à partir du 25 mai 2018, le règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données), ci-après dénommée « la règlementation vie privée ».

Responsable du traitement 

Traxio asbl, Avenue Jules Bordet 164, 1140 Bruxelles

Tél : 02/778.62.00

Email : privacy@traxio.be 

Traxio asbl est subdivisée en un certain nombre de groupements professionnels n’ayant pas de personnalité juridique propre, dont notamment et sans que cette liste ne soit exhaustive : GDA, GVO, Reparauto, Traxio Carrosserie, GSS, Traxio Road Support, Federmoto, Reconstructeurs moteurs, Federtyre, FMA, Imcobel, Federvelo, Federprocycle, Sigma

Traxio asbl effectue les traitements de données pour le compte de ces groupements, en tant que responsable de traitement.

A qui s’adresse notre politique de protection des données ?

Cette politique s’applique à tous nos membres/clients et anciens membres, ancien clients ainsi qu’aux personnes que nous prospectons ou qui nous demandent des informations.

Elle s’adresse également aux personnes enregistrées dans notre base de données à titre de « Relation Publique » (toute personne non membre, non client, non prospect).

Catégories de données traitées

Nous pouvons traiter les types de données suivantes, dépendant de notre relation avec vous :

1. Membres/clients, ex membres/ex clients, prospects

  • Nom, prénom, sexe, date de naissance, langue, fonction
  • Adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email
  • Les informations relatives à votre entreprise : dénomination, forme juridique, adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email, votre numéro de TVA et d’entreprise, type d’entreprise, nombres de personnes occupées
  • Informations relatives à votre membership chez Traxio (membership, date de début et échéance, groupement concerné, historique membre, type d’abonnements, contacts liés à la personne,…)
  • Votre historique de paiement
  • Les labels dont votre entreprise est éventuellement titulaire
  • Les informations relatives à l’exercice de vos droits relatifs au traitement des données personnelles (consentement, retrait de consentement, exercice du droit d’opposition,…)
  • Informations relatives à vos inscriptions et/ou sponsoring à nos activités/événements
  • Toute information que vous nous avez donnée volontairement (par exemple dans le cadre d'enquêtes d'informations et/ou des inscriptions sur notre site et/ou de questions que vous nous avez posées).
  • Vos préférences de contact
  • Date d’enregistrement des informations et sources

2. Public Relation

  • Nom, prénom, sexe, langue, fonction
  • Adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email
  • Les informations relatives à votre entreprise : dénomination, forme juridique, adresse postale, téléphone, fixe et/ou mobile, adresse email, votre numéro de TVA et d’entreprise, activité
  • Informations relatives aux contacts
  • Votre historique de vos éventuels paiement
  • Les informations relatives à l’exercice de vos droits relatifs au traitement des données personnelles (consentement, retrait de consentement, exercice du droit d’opposition,…)
  • Informations relatives à vos inscriptions et/ou sponsoring à nos activités/événements
  • Toute information que vous nous avez donnée volontairement (par exemple dans le cadre d'enquêtes d'informations et/ou des inscriptions sur notre site et/ou de questions que vous nous avez posées).
  • Vos préférences de contact
  • Date d’enregistrement des informations et sources

Information liées aux cookies ou autres techniques similaires

Lorsque vous visitez notre site web, nous pouvons collecter des informations provenant de nos cookies. Pour plus d’informations sur cette utilisation spécifique, voir notre « Cookie policy » sur notre site web : http://www.traxio.be/fr/cookie-policy/

Informations provenant de tiers

Nous pouvons également collecter des informations vous concernant provenant de bases de données externes (par exemple via la Banque carrefour des Entreprises ou le Comité paritaire concernée de l’ONSS ou via des sociétés spécialisées dans le commerce de données ou des plateformes de media sociaux) afin de mettre vos données à jour ou vous envoyer de la publicité personnalisée.

Utilisations de vos données et bases légales 

1. Membres/clients, ex membres/ex clients, prospects

Avec votre autorisation (base légale : article 6a de la règlementation vie privée), nous collectons et traitons des données en vue des objectifs concrets suivants :

  • Pour répondre aux questions via notre site web ou tout autre canal de communication
  • Pour l’envoi des newsletters auxquelles vous êtes inscrits ou pour gérer votre participation à nos actions commerciales ou concours.
  • Pour pouvoir utiliser votre adresse email dans les trois cas suivants :
  • Afin de vous envoyer du marketing direct
  • Afin de vous inviter à nos événements
  • Afin de transmettre votre adresse email à nos partenaires commerciaux

Tout consentement donné pourra être retiré à tout moment en prenant contact avec nous conformément à la procédure mentionnée dans le paragraphe « exercice de vos droits »

Dans le cadre de demandes d’offres ou l’exécution de votre contrat (base légale : article 6b de de la règlementation vie privée) :

  • Dans le cadre de la gestion générale de votre membership et des activités qui en découlent
  • Dans le cadre de l’envoi de nos bulletins d’informations membres
  • Dans le cadre de l’exécution de vos abonnements
  • A des fins comptables et de récupération de créance

Lorsque nous avons un intérêt légitime, dans le cadre de nos activités de marketing. Certains des traitements de vos données sont en effet nécessaires à la réalisation de nos activités. Dans ce cas, nous veillons toujours à respecter un équilibre entre cet intérêt légitime et le respect de votre vie privée (base légale : article 6f de la règlementation vie privée) :

  • Afin de vous contacter à des fins de marketing pour nos produits et services, éventuellement sur base de votre profil marketing ou pour ceux de tiers sélectionnés qui souhaitent vous contacter
  • Pour des demandes de sponsoring
  • Afin de centraliser, combiner et enrichir vos données à l’aide d’informations utiles provenant de partenaires externes
  • Afin de vous contacter dans le cadre d'études de marché
  • Afin d’améliorer nos produits ou services, adapter nos événements, sites web ou applications mobiles selon les préférences de nos visiteurs, membres ou prospects.
  • Afin de lutter contre les fraudes éventuelles, les délits et les infractions éventuelles et assurer la gestion des litiges et procédures juridiques éventuelles

Afin de satisfaire aux obligations légales auxquelles nous sommes soumis (base légale : article 6c de la règlementation vie privée) :

Dans certains cas, nous sommes également soumis à des obligations légales imposant le traitement et/ou la transmission de certaines données personnelles aux administrations ou institutions déterminées par la loi.

2. Public Relation

Avec votre autorisation (base légale : article 6a de la règlementation vie privée), nous collectons et traitons des données en vue des objectifs concrets suivants :

  • Pour répondre aux questions via notre site web ou tout autre canal de communication
  • Pour l’envoi des newsletters auxquelles vous êtes inscrits ou pour gérer votre participation à nos actions commerciales ou concours.
  • Pour pouvoir utiliser votre adresse email dans les deux cas suivants :
  • Afin de vous envoyer du marketing direct
  • Afin de vous inviter à nos événements

Tout consentement donné pourra être retiré à tout moment en prenant contact avec nous conformément à la procédure mentionnée dans le paragraphe « exercice de vos droits »

Dans le cadre de demandes d’offres ou l’exécution de votre contrat (base légale : article 6b de de la règlementation vie privée) :

  • Dans le cadre de la gestion générale de vos activités
  • Dans le cadre de l’exécution de vos abonnements
  • A des fins comptables et de récupération de créance

Lorsque nous avons un intérêt légitime, dans le cadre de la visibilité de Traxio asbl à l’égard de nos Public Relations. Dans ce cas, nous veillons toujours à respecter un équilibre entre cet intérêt légitime et le respect de votre vie privée (base légale : article 6f de la règlementation vie privée) :

  • Afin de vous envoyer nos communiqués de presse ou toute autre information utile concernant Traxio asbl et ses membres
  • Afin de vous contacter dans le cadre de demandes envoyées aux autorités légales compétentes
  • Afin de vous contacter à des fins de marketing pour nos produits et services, éventuellement sur base de votre profil marketing
  • Pour des demandes de sponsoring

Afin de satisfaire aux obligations légales auxquelles nous sommes soumis (base légale : article 6c de la règlementation vie privée) :

Dans certains cas, nous sommes également soumis à des obligations légales imposant le traitement et/ou la transmission de certaines données personnelles aux administrations ou institutions déterminées par la loi.

Transmission de vos données à des tiers

Vos données peuvent être communiquées à des tiers dans les cas suivants :

  • A nos sous-traitants dans le cadre de prestations pour notre compte (exemple call centers externes, agence de publicité, prestataires informatiques, clouds, sociétés de récupération de créances …) et uniquement sur base de nos instructions.
  • Aux associations faisant partie du même groupe (dont notamment Febelcar, Fedagrim)
  • A Traxio SA afin que celle-ci puisse vous envoyer des offres promotionnelles, éventuellement sur base de votre profil marketing (non applicable aux données de nos public relations).
  • A des partenaires commerciaux afin que ceux-ci puissent vous envoyer des offres promotionnelles, éventuellement sur base de votre profil marketing (non applicable aux données de nos public relations).
  • A nos éventuels ayant-droit
  • A nos partenaires organisateurs d’événements tels que, entre autres, « I One » et « Auto Technica »
  • A certaines autorités dans le cadre du respect de nos obligations légales

Transfert de données en dehors de l’Union Européenne

Vos données peuvent être transmises en dehors de l’Union Européenne, notamment via certains de nos sous-traitants. Dans ce cas, nous veillons particulièrement à la protection de vos données par des obligations contractuelles spécifiques et conformément aux obligations de la règlementation vie privée.

Durée de conservation de vos données?

Si vous êtes enregistrés dans notre base de données en tant que prospects, nous conservons vos données pendant trois ans à dater de leur enregistrement

Si vous êtes membres ou client de TRAXIO asbl, nous conservons vos données pendant 7 ans à dater de la fin de votre affiliation, abonnement ou achat. Tout renouvellement de votre affiliation, abonnement ou tout nouvel achat fera démarrer une nouvelle durée de conservation. Cette durée de conservation ne s’applique pas si vous êtes redevable d’une dette non payée à TRAXIO asbl. Dans ce cas, vos données sont conservées tant que la dette n’est pas payée.

Si vous recevez notre newsletter (en tant que prospect ou en tant que membre), nous redemanderons votre consentement à cet envoi trois ans après votre inscription. Bien sûr, vous pouvez également nous demander à tout moment à ne plus la recevoir.

Si vous faites partie de nos Public Relations, vos données restent enregistrées dans notre base de données tant que vous continuez à exercer la fonction pour laquelle vous êtes enregistrés dans notre base de données.

Sécurité de vos données

Nous mettons tout en œuvre pour prendre les mesures de sécurité organisationnelles et techniques appropriées et nécessaires à la protection de vos données et au respect de votre vie privée, notamment afin d’éviter la perte, l’utilisation illicite ou la modification des informations que nous recueillons.

Notre personnel ayant accès à vos données est sensibilisé au fait qu’il traite des données protégées par la loi et son accès aux données est limité à ce qui est nécessaire pour s’acquitter correctement de ses tâches.

Description de vos droits et procédure pour les exercer

Votre droit d’accès et de rectification 

Conformément à la règlementation vie privée, vous disposez d’un droit d’accès à vos données. Vous avez également le droit de nous demander de corriger les informations inexactes vous concernant ou de compléter les informations incomplètes.

Votre droit de retirer votre consentement :

Si le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

 

Votre droit d’opposition

A tout moment et sans justification, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données, c’est-à-dire de nous demander de ne plus utiliser vos données, pour du marketing direct (lorsque nous vous envoyons des offres promotionnelles), ainsi que pour établir des profils marketing sur base de vos données (pour vous envoyer la publicité que nous jugeons la plus intéressante pour vous, en fonction de votre profil marketing).

Vous avez également le droit de vous opposer à la transmission de vos données à des tiers pour les mêmes finalités de marketing direct.

 

Votre droit à l’oubli

Vous avez également le droit de demander à ce que vos données soient totalement supprimées de notre base de données dans les cas énumérés par la loi.

Votre droit à la limitation du traitement

En cas de contestation relative au traitement de vos données, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données. Dans ce cas, nous n’utiliserons plus vos données tant que la contestation n’aura pas été résolue.

Votre droit à la portabilité de vos données

Vous pouvez demander la portabilité des données que vous nous avez communiquées. Dans ce cas, nous les transférerons au destinataire de votre choix.

Exercice de vos droits

Vous devez nous adresser une demande écrite. Nous nous réservons le droit de vous demander de nous fournir une preuve de votre identité (afin d’éviter que nous ne divulguions vos données à d’autres personnes).

Vous pouvez vous adresser à l’adresse suivante : TRAXIO ASBL, Avenue Jules Bordet 164, 1140 Bruxelles, à l’attention de notre « Privacy Manager »  

Si vous nous demandez ces informations sous format électronique (privacy@traxio.be), sauf contre-ordre de votre part, nous vous répondrons par voie électronique également.

Conformément à la règlementation vie privée, votre demande sera traitée dans les trente jours, à partir du moment où nous sommes en possession de tous les éléments nécessaires au traitement de votre demande. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois maximum, mais nous vous en informerons préalablement.

Pour plus d’informations sur notre politique de protection des données ou pour toute réclamation concernant votre vie privée, vous pouvez contacter notre « Privacy Manager » à l’adresse email privacy@traxio.be.

Vous disposez également toujours d’un recours auprès de l’Autorité de protection des Données, à l’adresse Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, ou par email adressé à contact@apd-gba.be.